Der Managed Print Service (auch MPS genannt) stellt eine Möglichkeit zur Steuerung des Druckeroutput von Unternehmen dar. Alle Drucker, die in einem Unternehmen verwendet werden, sind heutzutage Netzwerkdrucker, die über das hausinterne Netzwerk zentral konfiguriert und gewartet werden können. Dabei kann jeder Anwender, der mit dem Netzwerk verbunden ist, den jeweiligen Drucker ansteuern und die verschiedenen Druckaufträge mit Hilfe einer zugewiesenen PIN (Personal Identification Number) abfragen. Nebenbei ist die Verbrauchsteileversorgung vollkommen automatisiert worden, womit alle Drucker automatisch melden, wenn ein bestimmtes Verbrauchsmaterial benötigt wird.
Warum ist der Managed Print Service wichtig?
Die Unternehmen in Deutschland geben laut Bitkom jährlich rund 34 Milliarden Euro für das Drucken von wichtigen Dokumenten aus. Je nach Unternehmensbranche macht dies 3 bis 6 Prozent des Umsatzes der Betriebe aus. Dabei setzen sich diese Kosten aus den direkten Verbrauchskosten(Verbrauch von Toner, Tintenpatronen, Papier, Energie etc.),den indirekten Verbrauchskosten (EDV-Aufwand, Instandhaltung und Schulungen von Mitarbeitern) und den reinen Hardwarekosten für Drucker oder Multifunktionssysteme zusammen. Alleine die Kosten für Druckerpapier stellen einen großen Anteil der direkten Verbrauchskosten eines Unternehmens dar. Häufig wird Druckerpapier jedoch unnötigerweise verschwendet. Von 6 ausgedruckten Blättern landet mindestens 1 in den Papierkorb. Mit Hilfe von MPS (Managed-Print-Service) lässt sich die Druck-Infrastruktur und die darausfolgenden Gesamtkosten in einem Unternehmen systematisch analysieren und optimieren. Diese Optimierungen finden besonders oft im Bereich des Dokumentenmanagements statt, wo Dokumentenprozesse entweder vereinfacht oder vollautomatisiert werden.
Wer führt solche Managed-Print-Services durch?
Managed Print Services werden oft durch eigenständige Dienstleister erbracht, die sich auf Druckprozesse spezialisiert haben. Zu diesen gehören beispielsweise Systemhäuser, Software-Anbieter, IT-Dienstleister oder Hersteller von Druckgeräten (z.B. Xerox, HP, Konica Minolta). Der Grund hierfür ist, dass das Verwalten und Optimieren einer Druckinfrastruktur sehr mühsam und oft sehr zeitaufwendig ist. Das Dienstleistungsportfolio eines solchen IT-Dienstleisters umfasst in der Regel die Planung, Implementierung und Verwaltung der einzelnen Drucker sowie die Wartung und den Support.
Wie wird ein MPS (Managed-Print-Service) durchgeführt?
Zur Schaffung der Basis eines MPS-Projektes, muss zuallererst eine Bestands- und Prozessanalyse durchgeführt werden. Hierbei werden folgende Fragen geklärt:
- Wie viele Drucker und Multifunktionssysteme gibt es? (technische Eigenschaften, Auslastung, Standort)
- Wie ist das Druckverhalten der Mitarbeiter?
- Welche Arten von Druckaufträgen werden in der Regel ausgeführt?
Diese Bestands- bzw. Prozessanalyse nennt man auch IST-Zustand.
Nach der Analyse wird eine spezifische Bedarfsbestimmung mit individuell ausgewählten Komponenten für alle Unternehmensbereiche und Standorte erstellt.
Auf die Analyse des IST-Zustand folgt in der Regel die Festlegung des optimalen Soll-Zustandes sowie die Inbetriebnahme und Steuerung der neuentworfenen Struktur. Der daraus resultierende Optimierungsplan kann aus folgenden Punkten bestehen:
- Einsatz zusätzlicher Softwarelösungen, zur Datensicherheit und Optimierung des Arbeitsprozesses
- Erstellung eines Gebäude- bzw. Raumplanes mit der Festlegung von festen Standorten für die jeweiligen Systeme.
- Erstellung einer Liste mit den benötigten Systemen und deren Verbrauchsmaterialien
Wie kann ich Papier einsparen?
Neben dem bekannten Duplex-Druck (das beidseitige bedrucken eines Dokumentes) gibt es nebenbei die Möglichkeit der Multi-Up-Funktion. Hierbei werden mehrere Seiten verkleinert und auf einer Seite gedruckt. Die Scanvorschau hilft zusätzlich unnötige oder falsche Ausdrucke zu vermeiden.
Abschließend muss gesagt werden, dass es viele unterschiedliche Wege gibt Arbeitsprozesse zu optimieren und Ressourcen einzusparen. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens können etwaige Optimierungsschritte wie zum Beispiel das beidseitige Bedrucken von Dokumenten durchaus selbst durchgeführt werden. Ab einer gewissen Unternehmensgröße, sollte jedoch auf einen externen Dienstleister ausgewichen werden, da dieser mehr Erfahrung und das gewisse Know-How besitzt.